Gestion des frais de reprise et rattrapage universitaires. Documentation complète, transparence totale.
Cahier des charges — Backlearn
SaaS de gestion des frais de reprise et rattrapage universitaires · Version 1.0
📅 Version 1.0 — Mai 2025
1 Contexte & Problématique
Dans les universités africaines, le paiement des frais de reprise et de rattrapage génère de longues files d'attente aux guichets. Les étudiants perdent des heures précieuses, les secrétariats sont saturés, et la traçabilité des paiements est insuffisante.
Backlearn digitalise ce processus en permettant à chaque université d'avoir son propre espace de gestion, et à chaque étudiant de payer en ligne, de recevoir une facture officielle et de gérer son historique depuis son téléphone.
La plateforme prélève 10% de commission sur chaque transaction réussie, assurant la viabilité économique du service.
👥
Acteurs du système
Trois profils distincts avec des droits et responsabilités différents
Rôle
Description
Accès principal
🛡️ Super Admin
Équipe Backlearn — gère la plateforme globalement
Toutes les universités, revenus, commissions
🏛️ Admin Université
Responsable pédagogique ou secrétariat d'une université
Étudiants, structure, paiements de l'université
🎓 Étudiant
Utilisateur final qui effectue les paiements
Profil, paiements, factures, historique
🏛️
Module — Espace Université (Admin)
Fonctionnalités réservées à l'administrateur universitaire
📊
Tableau de bord
Vue synthétique : nombre d'étudiants, paiements validés, revenus encaissés, taux de complétion des profils.
👨🎓
Gestion des étudiants
Liste complète avec filtres (filière, niveau, statut du profil), recherche, export CSV et PDF.
🗂️
Structure pédagogique
Configuration des filières → niveaux → semestres → UE → matières. Définition des frais de reprise, rattrapage et support de cours par niveau.
💳
Historique des paiements
Vue filtrée par étudiant, filière, niveau, date et statut. Export PDF des données filtrées.
📄
Accès aux factures
Téléchargement de la facture PDF officielle pour chaque paiement validé.
🎓
Module — Espace Étudiant
Parcours complet de l'inscription au paiement
✍️
Inscription & Configuration du profil
Création de compte → saisie du nom, prénom, email, mot de passe → puis configuration : matricule, université, filière, niveau, site.
💰
Paiement des frais
Sélection des matières ou UE à payer (mode reprise ou rattrapage), calcul automatique du montant, paiement via FedaPay (Mobile Money, carte, etc.).
📚
Frais de support de cours
Paiement unique par niveau donnant accès aux supports pédagogiques mis à disposition par l'établissement.
🧾
Historique & Factures
Consultation de toutes les transactions avec statut (payé / en attente). Téléchargement de la facture PDF pour chaque paiement validé, à présenter au secrétariat.
👤
Mon profil
Consultation des informations personnelles, universitaires et statut de configuration du profil.
2 Modèle économique & Commissions
Backlearn génère ses revenus via une commission prélevée automatiquement sur chaque transaction réussie :
Commission Backlearn par transaction
10%
Sur chaque paiement validé par FedaPay, 10% du montant total est reversé à Backlearn. Les 90% restants constituent les revenus nets de l'université. Le montant affiché à l'étudiant est le montant brut total.
⚠️ Exemple : Un étudiant paie 15 000 FCFA de frais de reprise → Backlearn perçoit 1 500 FCFA · L'université reçoit 13 500 FCFA.
3 Types de frais gérés
🔄
Frais de reprise Payés par les étudiants qui souhaitent repasser une matière ou UE après un premier échec, en dehors de la session officielle.
📝
Frais de rattrapage Payés pour participer aux épreuves de rattrapage prévues par le calendrier académique.
📚
Frais de support de cours Frais uniques par niveau, permettant à l'étudiant d'accéder aux supports pédagogiques numériques ou physiques fournis par l'établissement.
4 Stack technique
Technologies retenues pour le développement de la plateforme :
Laravel 11 Framework PHP backend, gestion des rôles, policies, jobs pour les notifications et génération de PDF.
🎨
Tailwind CSS + Blade Interfaces réactives et modernes, templates Blade pour les vues côté serveur.
💳
FedaPay Passerelle de paiement africaine supportant Mobile Money (MTN, Moov…) et cartes bancaires. Webhooks pour confirmation automatique.
📄
Barryvdh/DomPDF Génération des factures PDF avec logo, watermark et signature numérique.
Politique de confidentialité
Comment Backlearn collecte, utilise et protège vos données personnelles
📅 Dernière mise à jour : 1er mai 2025
1 Responsable du traitement
Backlearn (ci-après « la Plateforme ») est responsable du traitement de vos données personnelles. Pour toute question relative à vos données, vous pouvez nous contacter à privacy@backlearn.app.
2 Données collectées
Lors de votre utilisation de Backlearn, nous collectons les données suivantes :
Données d'identité : nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe (chiffré)
Données académiques : matricule, université, filière, niveau, site d'étude
Données de paiement : référence de transaction FedaPay, montant, date, méthode de paiement (nous ne stockons jamais vos données bancaires complètes)
Données de navigation : adresse IP, navigateur, pages visitées (via cookies techniques)
3 Finalités du traitement
Vos données sont utilisées pour :
Créer et gérer votre compte utilisateur
Traiter vos paiements et générer vos factures officielles
Permettre aux administrations universitaires de vérifier votre statut de paiement
Améliorer la sécurité et les performances de la plateforme
Vous envoyer des confirmations de paiement et notifications importantes
✅ Backlearn ne vend jamais vos données personnelles à des tiers et ne les utilise pas à des fins publicitaires.
4 Partage des données
Vos données peuvent être partagées avec :
Votre université : l'administrateur universitaire a accès à votre profil étudiant et vos paiements effectués sur sa plateforme
FedaPay : partenaire de paiement, soumis à ses propres conditions de confidentialité
Hébergeur : dans le cadre de l'exploitation technique du service
5 Conservation des données
Données de compte : conservées pendant toute la durée d'activité du compte + 3 ans après clôture
Données de paiement et factures : 10 ans conformément aux obligations légales comptables
Données de navigation : 13 mois maximum
6 Vos droits
Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants :
Droit d'accès : obtenir une copie de vos données
Droit de rectification : corriger des données inexactes
Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données (sous réserve des obligations légales)
Droit d'opposition : vous opposer à certains traitements
Pour exercer ces droits : privacy@backlearn.app
7 Sécurité
Backlearn met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :
Chiffrement HTTPS (TLS 1.3) sur toutes les communications
Mots de passe hachés avec bcrypt
Accès aux données restreint par rôles (RBAC)
Sauvegardes chiffrées quotidiennes
Conditions Générales d'Utilisation
Règles d'utilisation de la plateforme Backlearn pour étudiants et universités
📅 En vigueur depuis le 1er mai 2025
1 Objet
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU) régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme Backlearn, accessible à l'adresse backlearn.app. Tout accès à la plateforme implique l'acceptation sans réserve des présentes CGU.
2 Inscription & Compte utilisateur
L'inscription est réservée aux étudiants inscrits dans une université partenaire de Backlearn
L'utilisateur garantit l'exactitude des informations fournies lors de l'inscription, notamment le matricule universitaire
L'utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion
Tout compte créé avec de fausses informations peut être suspendu sans préavis
⚠️ La création de plusieurs comptes par un même étudiant est interdite et constitue une violation des présentes CGU.
3 Utilisation du service
Il est strictement interdit :
D'utiliser la plateforme à des fins frauduleuses ou en violation des lois applicables
De tenter de contourner les mécanismes de sécurité ou de paiement
De partager ses identifiants avec des tiers
D'effectuer des paiements pour le compte d'un autre étudiant sans son consentement
4 Paiements & Facturation
Tous les paiements sont traités via FedaPay, partenaire certifié de paiement en ligne
Une fois le paiement validé, une facture officielle est générée et disponible en téléchargement
Les paiements sont non remboursables sauf en cas d'erreur technique avérée de la plateforme
Backlearn prélève une commission de 10% sur chaque transaction réussie
En cas d'échec de paiement, aucun montant n'est débité
La facture téléchargée via Backlearn constitue la preuve officielle de paiement à présenter au secrétariat de votre établissement.
5 Responsabilités
Backlearn s'engage à :
Assurer la disponibilité du service avec un objectif de 99% d'uptime mensuel
Traiter les paiements de manière sécurisée via FedaPay
Générer des factures conformes aux informations transmises par l'étudiant
Backlearn n'est pas responsable :
Des décisions académiques prises par les universités sur la base des paiements
Des erreurs liées à un matricule ou une configuration erronée fournie par l'étudiant
Des interruptions dues à des maintenances planifiées (annoncées 48h à l'avance)
6 Modifications & Résiliation
Backlearn se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les utilisateurs seront notifiés par e-mail au moins 15 jours avant l'entrée en vigueur des nouvelles conditions.
Un utilisateur peut supprimer son compte à tout moment depuis son espace personnel. Les données de paiement et factures sont conservées conformément aux obligations légales même après suppression du compte.
7 Droit applicable
Les présentes CGU sont soumises au droit en vigueur au Bénin. Tout litige sera porté devant les juridictions compétentes de Cotonou, après tentative préalable de résolution amiable.
Contact : legal@backlearn.app
Mentions légales
Informations légales relatives à l'éditeur et à l'hébergeur de Backlearn
📅 Mis à jour le 1er mai 2025
🏢 Éditeur de la plateforme
Backlearn
Plateforme SaaS de gestion des frais universitaires
Cotonou, République du Bénin
Email : contact@backlearn.app
Support : support@backlearn.app
🌐 Hébergement
Serveur dédié
Infrastructure cloud sécurisée
Données stockées sur des serveurs
conformes aux standards internationaux
de sécurité des données.
💳 Traitement des paiements
FedaPay SAS
Partenaire de paiement certifié
Cotonou, République du Bénin
Équipe Backlearn
Directeur de publication : Fondateur Backlearn
Pour toute réclamation légale : legal@backlearn.app
1 Propriété intellectuelle
L'ensemble des éléments constituant la plateforme Backlearn (design, code source, logos, textes, base de données) est la propriété exclusive de Backlearn et est protégé par les lois applicables en matière de propriété intellectuelle.
Toute reproduction, distribution, modification ou utilisation commerciale sans autorisation écrite préalable est strictement interdite.
2 Cookies
Backlearn utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service :
Cookie de session : maintient votre connexion pendant votre navigation
Cookie CSRF : sécurise les formulaires contre les attaques cross-site
✅ Aucun cookie publicitaire ou de tracking tiers n'est utilisé sur Backlearn.
3 Limitation de responsabilité
Backlearn s'efforce de maintenir les informations publiées sur la plateforme exactes et à jour. Cependant, Backlearn ne peut garantir l'exhaustivité ni l'absence d'erreurs des contenus fournis par les universités partenaires.
La responsabilité de Backlearn ne saurait être engagée en cas d'utilisation frauduleuse des accès par un tiers, de force majeure ou d'interruption du réseau internet.
4 Contact
Assistance générale : support@backlearn.app
Questions légales : legal@backlearn.app
Données personnelles : privacy@backlearn.app
Litiges paiements : payments@backlearn.app
Questions fréquentes
Retrouvez les réponses aux questions les plus posées par les étudiants et les universités
🙋 FAQ mise à jour mai 2025
🎓 Inscription & Compte étudiant
La création de compte se fait en deux étapes :
Étape 1 : Cliquez sur « S'inscrire », saisissez vos nom, prénom, adresse e-mail et choisissez un mot de passe sécurisé.
Étape 2 : Complétez votre profil étudiant : renseignez votre matricule, sélectionnez votre université, filière, niveau et site d'étude.
Une fois le profil complété, vous pouvez accéder à toutes les fonctionnalités de paiement.
Si votre université n'apparaît pas dans la liste, c'est qu'elle n'a pas encore souscrit à Backlearn. Vous pouvez :
Contacter votre secrétariat pédagogique et leur suggérer d'adopter Backlearn
Nous envoyer une demande à contact@backlearn.app avec le nom de votre établissement
Vous pouvez modifier votre profil depuis la section « Mon profil » de votre espace étudiant. Cependant, certaines modifications (comme le changement de matricule ou d'université) nécessitent une vérification manuelle par l'équipe Backlearn. Contactez support@backlearn.app avec une copie de votre carte étudiante.
💳 Paiements & Transactions
Backlearn accepte tous les moyens de paiement disponibles via FedaPay :
MTN Mobile Money
Moov Money
Celtiis cash
D'autres méthodes peuvent être disponibles selon votre pays. Les options s'affichent lors du paiement.
En cas de paiement non confirmé mais avec débit apparent :
Attendez 15 à 30 minutes, certains opérateurs Mobile Money ont un délai de confirmation
Vérifiez votre historique dans « Mes transactions » — le paiement peut apparaître avec le statut « Confirmé »
Si le problème persiste, contactez le support avec la référence de votre transaction
Ne tentez pas d'effectuer un second paiement tant que la situation n'est pas clarifiée.
Les paiements effectués sur Backlearn sont généralement non remboursables, car ils correspondent à des inscriptions académiques définitives. Un remboursement peut être accordé uniquement dans les cas suivants :
Double paiement accidentel pour la même matière
Erreur technique avérée de la plateforme
Matière ajoutée par erreur, signalée dans les 24h suivant le paiement
Tout dossier de remboursement doit être envoyé au support avec preuve à l'appui.
Backlearn prélève une commission de 10% sur chaque transaction pour financer le fonctionnement et le développement de la plateforme. Cette commission est incluse dans le montant que vous payez : vous ne payez rien de plus que ce qui est affiché. C'est l'université qui reçoit 90% du montant affiché.
🧾 Factures & Justificatifs
Pour télécharger une facture :
Connectez-vous à votre espace étudiant
Accédez à « Mes paiements » ou « Mon historique »
Cliquez sur l'icône de téléchargement (📄) en face du paiement concerné
La facture est générée automatiquement au format PDF avec votre nom, matricule, les matières payées, la référence FedaPay et la date. Elle constitue le justificatif officiel à présenter au secrétariat.
Oui, la facture Backlearn est un document officiel reconnu par les universités partenaires. Elle mentionne :
Vos informations personnelles et matricule
Le nom de l'université et le logo
Le détail des matières ou UE payées avec le type (reprise/rattrapage)
La référence de transaction FedaPay certifiée
Le tampon « PAYÉ » et la date de paiement
Si votre secrétariat refuse la facture, contactez-nous immédiatement à support@backlearn.app.
🏛️ Pour les universités
Pour intégrer votre établissement à Backlearn :
Contactez notre équipe commerciale à partners@backlearn.app
Nous vous présentons une démo et un devis personnalisé
Signature d'une convention de partenariat
Configuration de votre espace (filières, niveaux, frais) par notre équipe
Formation de vos administrateurs et mise en production
Les paiements transitent par FedaPay. Après déduction de la commission Backlearn (10%) et des frais FedaPay, le solde net est reversé à l'université selon une périodicité convenue dans la convention (hebdomadaire ou mensuelle). L'administrateur universitaire dispose d'un tableau de bord temps réel pour suivre les encaissements.
Backlearn s'adapte à l'organisation pédagogique de chaque université :
Mode Matière : les étudiants paient par matière individuelle (ex: Mathématiques, Anglais…). Les frais sont définis au niveau global du niveau.
Mode UE (Unité d'Enseignement) : les étudiants paient par bloc d'UE. Adapté aux établissements organisés en crédits ECTS.
Le mode est configuré par université lors de la mise en place et peut être modifié par l'équipe Backlearn sur demande.
📚 Frais de support de cours
Les frais de support de cours sont des frais uniques par niveau académique, permettant à l'étudiant d'accéder à l'ensemble des supports pédagogiques (polycopiés, fichiers numériques, etc.) mis à disposition par l'établissement pour son niveau d'études.
Ce frais est payable une seule fois par niveau. Une fois réglé, vous n'avez plus à le payer pour ce niveau, même si vous effectuez d'autres paiements ultérieurement.
Oui. Les frais de support de cours constituent une commande indépendante. Vous pouvez les régler à n'importe quel moment, indépendamment du paiement de vos reprises ou rattrapages. Une facture distincte est générée pour ce type de paiement.